Bien qu'un autoentrepreneur ne soit pas obligé d'avoir un comptable, vous devrez tenir une comptabilité minimale.

Un photographe, comme tout entrepreneur, doit tenir un registre de tous ses revenus et créer une facture pour chaque service. Ainsi que déclarer son chiffre d'affaires trimestriel ou mensuel (selon le statut) auprès l'Urssaf.

Toutes vos factures doivent être numérotées de manière séquentielle et sans discontinuité.

Si, pour une raison quelconque, vous devez annuler votre facture, vous conservez le numéro et devez soumettre une prochaine facture avec un solde négatif pour effectuer le remboursement.

Je vous conseille de créer les factures pour l'ensemble du service et comprend toutes les parties du service, c'est-à-dire : la séance photo elle-même, les produits imprimés, les livres ou albums photo, les ventes supplémentaires de photos numériques, etc.

Lorsque vous proposez différents types de services (double activité ou vous utilisez plusieurs logiciels comptables pendant une année), il peut être avantageux d'établir des séquences distinctes pour la numérotation de vos factures.

La numérotation des factures

En France, la numérotation des factures doit se conformer à certaines règles légales. Voici quelques conseils pour numéroter vos factures conformément à la loi française :

1. Numérotation séquentielle et chronologique : Les numéros de facture doivent être attribués de manière séquentielle et chronologique. Commencez par le numéro 1 et continuez de manière séquentielle pour chaque nouvelle facture émise.

2. Utilisation d'un préfixe spécifique : Il est courant d'utiliser un préfixe indiquant l'année fiscale. Par exemple, pour l'année 2023, vous pourriez utiliser le préfixe "2023/" suivi du numéro de facture, comme "2023/001".

3. Clarté de l'information : Assurez-vous que le numéro de facture est clairement visible sur le document, généralement en haut de la page. Cela facilite le traitement administratif et évite toute confusion.

4. Conservation des archives : Conservez une copie de chaque facture dans vos archives pendant la durée légale requise. En France, la période de conservation est généralement de 10 ans.

5. Inclusion des informations obligatoires : Chaque facture doit inclure des informations obligatoires, telles que les coordonnées de l'émetteur et du destinataire, la date d'émission, une description détaillée des biens ou services fournis, les montants hors taxes, les taux de TVA, et le montant total TTC.

Système de gestion des factures

Utilisez un système de gestion des factures pour automatiser le processus de numérotation et garantir la cohérence. Les logiciels de facturation peuvent générer automatiquement des numéros de facture conformes aux exigences légales.

Pourquoi est-il important de détailler votre séance photo et de spécifier les produits dans des lignes distinctes ?

Tout simplement pour éviter de payer des cotisations sociales excessives. Les taux des cotisations fiscales s'élèvent à 23,7 % du chiffre d'affaires pour les prestations de services et à 13,8 % pour les ventes.

Exemple concret :

• Séance photo déclarée entièrement en tant que service :

  • 150 euros - 35,55 euros (charges sociales) — vous gagnez donc 114,45 € sur cette séance.

• Séance photo détaillée et divisée entre services et ventes :

  • 50 euros (services) - 11,85 euros (charges sociales) = 38,15 €

  • 100 euros (ventes) - 13,8 euros (charges sociales) = 86,20 €

Ainsi, vous gagnez un total de 38,15 + 86,20 = 124,3 € sur cette séance photos.

Presque 10 € pour une petite séance photo ne sont pas négligeables. Il suffit de détailler votre séance en plusieurs lignes dans votre facture et de déclarer vos recettes dans les cases respectives.

En conclusion, voici un récapitulatif des éléments d'une facture :

Sur la facture, vous indiquez :

• Le photographe : Nom, coordonnées, numéro de Siret
• Le client : Nom, coordonnées
• Le service photographique (séance photos) : Date, heure, offre, participants, tarif
• Les ventes : Produits et prix
• La mention concernant le régime de TVA
• Le montant total

Voici un exemple de facture pour une séance photos en famille 

En utilisant Photo Pro Studio pour la comptabilité, vos factures seront générées automatiquement et les montants seront groupés par type pour faciliter vos déclarations fiscales.

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